Reglene henger sammen med arbeidsgivers rett til å iverksette kontrolltiltak på arbeidsplassen etter arbeidsmiljølovens kapittel 9, hvor det henvises til reglene i personopplysningsloven.
Bestemmelsene i forskriften regulerer arbeidsgivers adgang til innsyn i e-postkasser til personlig bruk. Postkasser for felles bruk vil arbeidsgiver normalt har rett til fullt innsyn i selv om det normalt bare er en bestemt ansatt som betjener mottak av e-post til denne postkassen.
Reglene gjelder tilsvarende for arbeidsgivers adgang til gjennomsøking av og innsyn i arbeidstakers personlige område i virksomhetens datanettverk og i andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr. Arbeidsgiver vil således ha hjemmel for gjennomsøking av for eksempel den ansattes mobiltelefon etter bestemmelsen, dersom vilkårene for innsyn er oppfylt.
Hovedregel
Arbeidsgiver har som hovedregel ikke rett til innsyn i de ansattes e-post. Innsyn krever særskilt grunnlag. Forskriften opplister flere alternative vilkår som kan gi rett til innsyn.
Etter § 9-2 bokstav a kan arbeidstaker gjøre innsyn når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Dette unntaket gjelder først og fremst situasjoner hvor de ansatte mottar virksomhetsrelatert e-post til sin postkasse som det er avgjørende for virksomheten å behandle. En eiendomsmegler som mottar tilbud om kjøp av boliger til sin e-postadresse er et typisk eksempel.
Hvor raskt retten til innsyn utløses vil avhenge av innholdet som kan forventes mottatt. Vilkårene for innsyn vil normalt raskere vært oppfylt i eiendomsmeglerens e-postkasse enn for en saksbehandler i det offentlige.
Arbeidsgiver har også rett til innsyn hvis det foreligger mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet. Datatilsynet nevner bruk av e-postkassen til videreformidling av barnepornografi som eksempel. Mistanke om forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed vil også kunne gi grunnlag for innsyn.
Hvordan innsyn skal skje
Arbeidstaker skal som hovedregel både varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. Varselet skal inneholde informasjon om hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene er oppfylt og hvilke rettigheter arbeidstaker har etter forskriften.
Foretas innsyn skal arbeidstaker så langt som mulig gis anledning til å være tilstede, og hun har også rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
Det er gitt egne regler for situasjoner hvor arbeidstaker ikke varsles i forkant.
Datatilsynet anbefaler at man utformer lokale regelverk innenfor rammen av forskriften, slik at de finnes klare spilleregler for bruk av arbeidsgivers utstyr på arbeidsplassen. Det kan ikke avtales regler som gir arbeidstakeren dårligere vern enn reglene i forskriften. Slike regelverk er gjenstand for drøfting etter arbeidsmiljøloven og hovedavtalen.